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四大一小思档案 理渗提强保安全
作者:谷月华  更新时间:2013-7-23

——永城市档案安全评估工作之思考

    内容摘要:档案安全,是档案工作的生命线和底线,也是档案工作者的基本职责所在。本文结合永城市档案安全评估工作实际,从四大一小五个方面分析档案安全,从自身的体会中总结档案安全工作的大思路、大氛围、大队伍、大气候,以确保档案安全工作万无一失。
  关键词:档案 安全 管理
  近年来,永城市档案安全管理工作在省业务部门的关怀指导下,在永城市委、市政府的正确领导及大力支持下,参照学习兄弟部门安全管理经验,结合自身实际采取了内容丰富、灵活多样的安全管理方法,倡导“快乐档案、智慧档案”的工作理念,饶有兴趣的开展档案安全管理工作。
  一、在实践中思考,理清档案安全工作之大思路
  请想象永城市档案馆内外几幅画面:纸质整理室内:分管领导坐镇指导,文件分类,目录编好。老科长戴着大大的口罩,千叮咛万嘱咐的让做细做好,时不时地提醒,整理上架后的档案会有多少代人前来查找……
  在实物整理室内,年轻人正在紧锣密鼓的整理、修复,抢救着历经千辛万苦征集进馆的一些实物、声像mg电子游戏。尽管这些档案杂乱无章,尽管这些档案霉味刺鼻,尽管这些档案螨虫偶出,年轻人也会耐着年轻的心跳,暂抛整洁的爱好,改掉往日的浮躁,把它们轻轻理顺、细心除尘……向展厅移交。因为他们知道:这些外人认为的“垃圾”恰恰是兰台人往返于各种场所或者乡村小道淘来的“宝贝疙瘩”。
  目录输入整理室的键盘在不停地跳跃,为的是更好的保护档案原件以方便后人查找。闻着发霉的资料,目睹破损的实物,年轻人留下串串问号:什么时候mg电子游戏不再承受撕扯的痛苦,修补的难看,环境的煎熬?什么时候档案在最初形成时就得到妥善保护与安置?什么时候社区、企业能固定一个优秀的档案员?什么时候乡镇、市直的达标档案室能呈现在人们眼前?什么时候各级领导能把档案安全工作印记在心间?思前想后,宣传濡染。于是,暗下决心自觉做好档案安全知识的普及与宣传,相信慢慢会把档案文化渗透到全市人民的心田,终将赢得档案事业辉煌的明天。
  二、在宣传上渗透,营造良好的档案安全工作大氛围
  为营造良好的档案安全工作氛围,我们在《中华人民共和国档案法》颁布25周年、《河南省档案管理条例》颁布10周年、永城市《国家一级档案馆》创建一周年之际,联合蒙正学堂举办“档案工作从自身抓起,档案意识从少儿养起”的开蒙传承活动;筹备布展《走进永城档案》大型展览,接待4000余人次参观。在十八大召开之际,制作档案宣传专题片,普及档案安全知识,提高档案安全意识。同时,加大档案安全与普法宣传力度,开展档案知识六送(送机关、送乡镇、送企业、送校园、送广场、送社区)活动,共发放宣传单18.6万余份,编研发放资料1200册,悬挂条幅300余幅,制作展板68块,多种形式宣传档案文化及档案安全知识。利用随心呼短信平台,连续向全市科级以上领导干部和档案员发送短信,如“构建和谐社会,档案安全不能缺位;加强档案安全,从娃娃做起,从自身做起,从基层做起,从领导抓起,为民所用,为民服务”,以引起各级领导干部及档案员对档案安全的重视。充分发挥网络、电台等媒体的宣传作用,动态编辑、网上发布,可谓铺天盖地。借助档案门户网站,让大众通过网络认识档案、了解档案,提升社会各界及全市市民的档案安全意识,
  三、在培训中提升,壮大档案安全工作大队伍
  按照《档案工作突发事件应急管理办法》和《档案馆防治灾害工作指南》等要求,建立了应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制,制定相关工作预案;设立档案安全应急处置协调小组,以最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害;按照应急预案要求,定期开展演练,提高应急处置执行能力。去年,我局牵头联合市委政研室、团市委、市扶贫办进行了拓展训练及消防演练;举办档案安全知识及技能培训三期,共600余人次,注重将档案安全知识及技能的培训辐射到农村,壮大档案人员队伍,专业与业余共同进步。
  四、在落实中强化,形成档案安全工作大气候
  我局始终把档案安全工作放在首位,成立专门领导小组,明确领导责任,层层抓落实,形成集中统一、上下衔接的档案安全工作领导体系。建立健全档案调归卷制度,规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序。
  2012年四月份,集中业务骨干十多人,用时15天,对馆藏mg电子游戏采取分门别类逐项逐卷清查,澄清了家底,做到“账物相符”。征集进馆“古近代三农”、奖杯、证书、印章、像章、票据、红色记忆和文革期间的mg电子游戏等珍贵实物档案共计3178件,进行装饰分类摆放、安全保管。对保存完好的档案注意做到“十防”,同时借“六城联创”之势进行灭鼠防尘,对已破损的档案及时进行抢救修复。现馆藏档案消毒6批次,1500盒,计2195卷,抢救修复1238页。把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置,继续开展馆藏档案数字化加工。联合郑州一家公司自行研制电子档案在线归档系统和数据检查工具,对数据采取案卷和文件目录数据的逻辑关联检查。全文数字化加工在安全保密、不泄密和档案馆人员监督下开始扫描加工,目前已完成了馆藏20个全宗约10.3万条目录数据的过滤去重、查缺补漏、格式规范等工作,完成全文扫描12万余页,确保了所有数据真实、完整、准确,并导入数据库。不仅方便了档案利用,而且保护了档案原件。同时有效提升了多媒体档案数据的归档管理水平,建立了电子文件备份中心,加强对电子文件信息系统和载体的安全检测,并着力开展电子文件的安全保护技术研究。
  对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体,采取抢救措施,按档案保护技术要求进行修复或复制。加强对电子文件利用活动的管理,保证电子档案的信息安全。
  与市人大、政协联合进行档案执法检查,从法律上加大对档案安全事故的惩治力度,强化档案安全各项规章制度的执行。对我市机关、企事业单位等各档案室定期进行安全保密排查,发现隐患的,及时下达整改通知并限期改正。同时,我局馆制定了档案安全业务指南,编印了局馆各项规章制度手册,逐级签订安全责任书,细化管理,明确责任,建立档案安全保密制度及记录,以确保档案安全。
  五、在回味中体会,已盘点档案安全工作之小结
  (一)领导重视是关键
  永城市委、市政府高度重视档案安全工作,下发了《中共永城市委办公室、永城市人民政府办公室关于进一步做好新时期档案工作的意见》、《永城市人民政府办公室关于机构改革期间加强档案管理工作的意见》等一系列公文,用于档案安全建设。商丘市委常委、永城市委书记吴孟铎多次亲临档案馆检查指导安全工作。商丘市政府党组成员、永城市市长马富国亲批配置防盗门窗、门禁、监控等报告,现已全部配齐,并拨付技术保护专项资金20万元。市人大常委会主任刘国庆到档案馆当场表示,将联合档案局进行档案安全执法检查;市政协主席朱传峰也到爱国主义教育展厅参观指导;市委常委、市委办公室主任赵志强分管档案工作以来,更是多次强调档案安全的重要性,要求我们档案部门一定要提高保密意识,加强制度建设,全方位地做好档案安全保护工作。5月份对全市档案工作者进行了保密培训。
  (二)境界上升是前提
  提升档案安全及保密意识是维护档案安全的前提。从幼儿抓起(鸡毛信、密电码);从自身做起,增强爱国精神(出国现象、照片收购)保密意识。档案记录着党和国家事务活动的历史全过程,其中有相当一部分涉及国家机密,关系国家安全,具有较强的保密性和利用限制性。这些信息若被非法利用,将威胁到国家安全,损害公众的利益,危及社会稳定。因此,加强档案工作者的安全思想建设是档案安全体系建设的首要任务。人是影响档案安全的决定性因素。因此,我们档案工作者要有“为党管档、为国守史、为民服务”的责任感、使命感和从事档案事业的自豪感,始终把档案安全放在档案工作的首位。尤其是随着信息技术的发展,我们更应当提升自身的保密意识,注意档案安全,堵塞一切泄密漏洞。
  (三)硬件建设是基础
  档案馆库及基础设施建设是确保档案安全的重要因素。按照《河南省各级档案馆档案安全评估办法》及《河南省各级档案馆档案安全评估标准》,市政府及有关部门批复专项资金,不断加强安全设施建设,如安装自动报警及灭火设施、库房温湿度调控及防磁、防盗门窗、门禁系统、监控设施等,涉密计算机房等备有信息屏蔽设施。为确保电子信息在传输、存储中的安全,建有专门的档案信息系统,使用有利于档案安全的密集架,良好的硬件设施为我市档案安全提供了较好的硬件条件。
  (四)加强管理是保障
  规范管理是档案万无一失的保障。不断完善各项规章制度,逐级签订安全责任书,把档案安全检查与日常监督管理工作结合起来,建立全员参与、群防群治的工作环境,做到人人抓安全、事事重安全、时时保安全。定期对档案库房进行全面细致的安全检查,坚持做好档案馆库房温湿度控制及档案各类统计和分析,及时排除存在的安全隐患,确保馆藏档案安全。
  (五)打造团队是动力
  团队是档案工作得以顺利开展的动力。重温入党誓词、举办篝火晚会、野外拓展训练等,通过多种形式的活动,在开阔视野的同时凝练团队精神,激发大家热爱档案事业的热情。
  档案是历史的记载、文明的见证,档案工作者肩负着记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的责任。我们要树立高度的责任感、使命感和自豪感,深入贯彻落实科学发展观及十八大精神,全面提升档案安全的地位和保障能力,建立起完善的档案安全体系,堵塞各种安全漏洞,消除各种安全隐患,以确保档案事业的安全、协调、可持续发展。

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